Vanliga missar vid anbudslämnande
Nedanstående punkter är tips som redovisar de vanligaste misstagen i inkomna anbud, vilka kan förorsaka problem och skapar merarbete för bägge parter. I värsta fall, kan anbud förkastas om anbud lämnas felaktigt.
1. Anbudet skickas till fel person/företag.
2. Sista anbudsdag missas.
3. All efterfrågad information fylls ej i eller bifogas inte. TIPS! Även information som redan är känd för beställaren behöver bifogas om den efterfrågas. Ej efterfrågad information behöver inte skickas in!
4. Efterfrågade referenser anges inte med kontaktperson och/eller telefonnummer.
5. Anbudet följer inte förfrågningsunderlagets disposition.
6. Det är inte behörig företrädare som undertecknat anbudet.
7. Anbudet är inte undertecknat överhuvudtaget.
8. Det läggs med en massa onödig information och extra broschyrer som bara gör anbudet svårt att gå igenom.
9. Fackterminologi används i onödan vilket lätt kan leda till missuppfattningar. Dessutom är det oftast mer irriterande än imponerande.
10. Pris lämnas inte enligt anvisningar, utan med invändningar och extra komponenter som inte efterfrågats.
11. Ofta kan standardtext från företagets malloffert finnas kvar i anbudet såsom betalningsvillkor, leveransvillkor, anbudets giltighetstid, hänvisning till andra avtalsvillkor mm vilka inte överensstämmer med angivna krav. TIPS! Använd anbudsformulär!
12. Standardtext används i anbudet istället för att svara på det sätt upphandlaren efterfrågat, vilket kan leda till att begärda uppgifter saknas.
13. Förslag till genomförande innehåller reservationer.
14. Försäkran, information och andra formulär fylls ej i.
15. Samtliga efterfrågade dokument medsänds inte.
16. Komplettering av ofullständiga anbud är i regel inte tillåtet och det finns ingen skyldighet att tillåta komplettering av ofullständiga anbud.
17. Ställ frågor i god tid och senast den dagen som anges i förfrågningsunderlaget.
18. Anbud lämnas in av en juridisk person men i anbudet anges att avtal ska tecknas med en annat företag. Detta är inte tillåtet. Det går enbart att avsluta upphandlingen genom att teckna avtal med vinnande anbudsgivare, inte med dotterbolag eller annan juridisk person.
19. Skall-krav blandas ihop med bör. Ett skall-krav måste vara uppfyllt för att anbudet ska kunna utvärderas. Bör används antingen vid utvärdering eller i de kommersiella villkoren. Bör måste alltså inte vara uppfyllt. I utvärdering ger bör vanligtvis mer poäng. Vi använder oss av både och för att dels visa på miniminivå när det gäller kvalitetskrav (skall) och dels för att påvisa vad som ger oss mervärde (bör).
Än en gång! Kom ihåg - inga reservationer! Är något konstigt, skicka in en fråga innan anbud lämnas.
Och det kanske viktigaste - vänta inte till sista dag!